一、档案管理工作状况分析

在信息化建设和电子机械发展的推动下，档案管理逐步实现了电子化、现代化的发展，电子档案在各个领域的应用越来越深入、熟练，有效提高了档案管理的质量。然而，随着电子档案的广泛使用和标准化，实体档案的利用率并没有降低。而且由于实体类型档案信息在信息传输的及时性和速度上存在不足，难以实现电子信息类型档案的信息共享和高效传输优势，实体类型档案被电子类型档案所取代的趋势越来越明显。在进一步提高档案管理质量的阶段，工作人员需要掌握电子类型档案管理的需要，制定科学的电子类型档案管理方案，通过完成电子类型档案信息管理模式的转变，相应提高档案管理质量。

二是工作内容转化分析

（1）档案保存的变化

过去，档案信息管理以纸质媒体为基础，在档案管理中需要占用大量的存储空间。纸质类型档案数量不断增加后，档案存储空间更大，增加了纸质类型档案信息存储的成本和操作难度。同时，在使用纸质类型档案信息进行相应管理的阶段，工作人员还需要注重纸质文件的保护，避免纸质类型档案在存储过程中虫咬老鼠，进一步增加了案保护的难度。

电子档案缺乏这些缺点，只要档案存储在计算机上，输入检索就可以找到。一个人可以完成过去许多人的工作，电子版本不容易更改，因为互联网，这将使档案更加真实和有效。电子档案收集方便，保存简单，传输快，容易转移所需的档案，满足人们获取信息的要求。电子档案管理只需要一台电脑，不考虑档案仓库和档案柜的设置，只要注意电脑的更新，适合保存各种格式的电子文档的能力，存储量就足够了。与传统的档案管理相比，由于计算机网络具有一定的不稳定性和不安全性，可能会导致信息丢失，档案管理人员需要随时备份电子文件，以便一旦计算机出现问题信息丢失。

（2）工作新内容分析

电子档案由计算机管理，做好设备故障安全防范，异地备份存储数据，防止计算机硬件等系统故障导致存储数据丢失。限制用户可访问的目录和其他资源，限制可执行的操作，设置防火墙控制，防止网络黑客攻击，建立健全的电子档案安全管理体系。制度约束可以提高相关人员的责任感和安全意识，完善管理规范和操作行为，或建立相关监督岗位，专门负责档案信息的安全。重要档案需要加密，禁止外部网络访问。电子档案不能与外部网络、国际网络相连，必须实行物理隔离，只能适用于局域网，防止档案泄露和攻击。采用访问控制技术，确保档案信息不被非法访问和使用。电子档案管理应及时对计算机服务器和客户端进行查毒和杀毒，防止病毒入侵。必须确保档案能够得到妥善、安全的保管，避免因各种人为因素或意外因素造成档案信息损失。有效防止黑客攻击，定期扫描网络机械设备。对档案网络信息进行安全审计，采取措施对档案信息、数据来源设置跟踪机制。

三、档案管理模式的转变分析

随着网络和多媒体技术的应用，信息化的程度不断提高，档案管理的内容和模式也发生了变化。只有跟上时代步伐，及时改变思路，改变工作方式，提高工作效率，才能充分发挥档案的作用，为各行各业提供服务。

（1）建立健全新的档案材料管理制度

新的档案管理改变了过去的纸质档案模式，改变了存储模式，改变了管理。纸质档案可以要求人们不要复制，不要拍照或盗窃，人们可以用眼睛看到，电子档案安全性高，可以根据档案绝密程度确定合适的开放人群。但电子档案应做好部分档案材料的保密工作，制定明确的管理权限，不得随意复制文件，防止档案信息泄露。制定严格的咨询服务处罚制度，对未经授权向外界提供咨询服务的个人给予严厉处罚。

（2）打破传统管理理念

档案管理内容复杂，包括政治、经济、文化、历史等信息资源，是最丰富的信息资源。档案管理应做好这一信息屏障，不仅方便各行各业的科学信息搜索，而且确保信息资源不被泄露，全面提高档案的有效管理。电子档案管理采用先进的科技，提高工作效率，实现档案管理信息化，方便快捷地服务于各行各业。

档案的数字化管理要求档案管理人员不断更新知识，以满足发展的需要。有关部门要注意引进多方面的专业人才，丰富档案管理团队，增强专业知识，改变过去档案管理人员的作用。